Entry Data SIMPEG Kemenag Kota Pontianak

بِسْمِ اللهِ الرَّحْمنِ الرَّحِيمِ

Kamis, 23 Januari 2014, 09:11 – Kemenag Kab/Kota Kalbar

---

Kantor Kementerian Agama Kota Pontianak sejak dilaunchingnya aplikasi Simpeg selalu mengentry data-data pegawainya. Hal ini dilakukan agar data-data tentang kepegawaian dilingkungan Kantor Kemenag Kota Pontianak lengkap dan valid serta terpenuhi tuntutan peraturan. Seperti halnya pada hari Rabu kemarin 21 Januari 2014 operator aplikasi Simpeg masih dengan semangat memasukan data-data sesuai format yang ada dalam aplikasi tersebut.

Untuk Kankemenag Kota Pontianak yang ditugaskan sebagai operator aplikasi Simpeg ada dua orang yaitu Sujamal dan Widodo Bayu Lestoro ,S.Hi. Keduanya merupakan staf pelaksana administrasi kepegawaian Subabbag Tata Usaha Kankemenag Kota Pontianak. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari Widodo Bayu Lestoro ,S.Hi jumlah pegawai dilingkungan Kankemenag Kota Pontianak yang harus dientry data-datanya dengan aplikasi Simpeg yang bersifat on line ini sebanyak 617 orang pegawai yang berasal dari unsur Kantor Kankemenag Kota Pontianak, KUA, MIN, MTsN, MAN.

Data setiap pegawai yang harus dientry diantaranya adalah Nama , Tempat Lahir , Tanggal Lahir , Jenis Kelamin , Agama , Status Perkawinan , Masa Kerja , KP Selanjutnya , KGB Selanjutnya ,NIP Lama, NIP Baru, Status Kepegawaian, Jenis Kepegawaian, Jabatan, Tanggal TMT CPNS, Tanggal TMT PNS, Tanggal Pensiun, Unit Kerja, Pangkat – Gol/Ruang, Pendidikan Terakhir, Alamat dan lain-lain.

Sebagaimana diketahui dari Juklak Aplikasi Simpeg ,berdasarkan PMA nomor 10 tahun 2012, Pasal 6 bahwa sekretaris Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Agama. Dan salah satu fungsi sebagaimana pada pasal 7 huruf c yaitu “pembinaan dan pemberian dukungan adminstrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, arsip dan dokumentasi Kementerian Agama”.

Pembinaan dan dukungan administrasi khusus kepegawaian dilaksanakan oleh Biro Kepegawaian, selanjutnya secara teknis pengelolaan data dan informasi kepegawaian dilaksanakan oleh Bagian Data dan Informasi Kepegawaian. Sesuai dengan perkembangan teknologi kebutuhan akan informasi kepegawaian yang cepat dan akurat dalam menampilkan data sesuai dengan keadaan sesungguhnya semakin dirasakan mendesak.

Menyadari akan kebutuhan itu maka perlu dikembangkan Sistem Informasi manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang dapat diakses oleh masing-masing satuan kerja di lingkungan Kementerian Agama. Penerapan teknologi informasi dalam pengolahan data saat ini mutlak diupayakan semenjak keterdesakan akan kebutuhan informasi yang aktual serta akurat. Upaya yang dilakukan Bagian Data dan Informasi adalah melakukan pengembangan aplikasi SIMPEG sesuai dengan dinamika organisasi pada Kementerian Agama.

Implementasi SIMPEG on line yang berbasis data dan tersentralisasi pada Bagian data dan Informasi Kepegawaian diharapkan dapat menjangkau semua satuan kerja di lingkungan Kementerian Agama, dan memudahkan setiap satuan kerja untuk mengelola data pegawainya. Adapun pembangunan dan pengembangan SIMPEG dapat kita lihat lintasan sejarah sebagai berikut : 1. Periode sebelum menggunakan aplikasi SIMPEG. Pada tanggal 1 Januari 1998, Biro Kepegawaian melakukan pendataan ulang terhadap pegawai Kementerian Agama yang masih aktif. Selanjutnya hasil pendaatan ulang sebagai data dasar pegawai akan dikelola datanya melalui komputer.

Peralihan pengolahan data dari manual ke elektronik melalui komputer dengan format Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dilakukan menggunakan excel, ditindak lanjuti dengan bahan data print out kartu induk pegawai yang diterbitkan melalui Sistem Informasi Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) BKN. Pada saat itu jumlah pegawai Kementerian Agama 226.382 orang dan status pegawainya juga tidak jelas apakah PNS tersebut masih aktif atau sebaliknya oleh karena itu perlu dilakukan verifikasi data. Kendala-kendala yang dihadapi pengolahan data melalui excel : (1) data pegawai tidak berada pada satu tempat; (2) data terakhir saja yang ada sehingga riwayat data PNS tidak terekam.

Dari rangkaian kegiatan pengolaan data tersebut merupakan cikal bakal dari pembangunan SIMPEG. 2. Periode pembangunan dan pengembangan SIMPEG dengan konsep client server. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian atau SIMPEG merupakan urat nadi bagi pengembangan sumber daya manusia dalam suatu organisasi modern. Kementerian Agama mulai membangun SIMPEG pada tahun 2003 degan konsep client server atau yang disebut SIMPEG versi 2.0.

Penggunaan SIMPEG ini diresmikan oleh Menteri Agama R.I pada tanggal Client Server adalah suatu bentuk arsitektur, dimana client adalah perangkat yang menerima yang akan menampilkan dan menjalankan aplikasi SIMPEG dan server adalah sebagai panampung data, dan keamanannya. SIMPEG yang diterapkan adalah terdistribusi dalam arti bahwa masing-masing satuan kerja di lingkungan Kementerian Agama diberi perangkat komputer, server dengan data didalamnya, dan printer.

Tahun 2004, direkrut SDM pengelola SIMPEG dengan kualifikasi D3 komputer, untuk Kanwil Kementerian Agama dua orang, IAIN dan Pengadilan Tinggi Agama (PTA) masing-masing satu orang. Tugas pengelola SIMPEG melengkapi dan melakukan peremajaan data pada satuan kerja di lingkungannya masing-masing, selanjutnya mengirimkan data ke Biro Kepegawaian melalui jaringan internet.

Implementasi dan pengembangan SIMPEG dilakukan secara bertahap sejak tahun 2003 sampai tahun 2008 pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi, IAIN, PTA, UIN, IHDN, beberapa Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota pada wilayah Indonesia Timur, Balai Diklat dan Balai Penelitian se Indonesia. Pengguna SIMPEG terbatas kepada satuan kerja yang diberi bantuan komputer dan perlengkapannya.

Kendala-kendala yang dihadapi pengolahan data melalui SIMPEG Kementerian Agama terdistribusi : (1) Sistem terdistribusi menyulitkan secara teknis dalam hal perawatan/ maintenance; (2) Menyulitkan dalam hal pengembangan selanjutnya;(3) Perbedaan struktur dan konstrain database pusat dan daerah menyulitkan proses pengintegrasian datanya. 3. Periode penerapan SIMPEG on line .

Dalam organisasi seluas dan sekompleks Kementerian Agama untuk mengintegrasikan input data yang berawal dari ribuan satker yang secara geografis tersebar dari Sabang sampai Merauke dengan kondisi infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi yang beragam tentu bukan hal yang mudah. Masalahnya adalah sifat data pegawai yang sangat dinamis dan sensitif. Tidak mungkin tanpa sistem yang andal dan partisipasi luas dari seluruh pengelola kepegawaian di Kementerian Agama input data yang akurat bisa diperoleh.

SIMPEG merupakan suatu totalitas yang terpadu terdiri atas perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak; perangkat penyimpan meliputi pusat data, perangkat pengolah data dan komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian. Selain itu juga bisa dioperasikan langsung oleh pengelola SIMPEG.

Tahun 2009 Biro Kepegawaian menerapkan SIMPEG on line yang berbasis data dan tersentralisasi pada Bagian Data dan Kepegawaian atau yang lebih dikenal dengan SIMPEG versi 3.0. Aplikasi ini merupakan pengembangan dan penyempurnaan dari aplikasi SIMPEG berbasis desktop yang telah digunakan sebelumnya. Ketika SIMPEG versi 3.0 di gunakan oleh masing-masing satuan kerja banyak keluhan dari para pengelola SIMPEG karena proses pengolahan data yang kurang cepat, data pegawai yang ditampilkan tidak komprehensif sebagaimana tampilan data pada Kartu Induk Pegawai.

Tahun 2011 sampai dengan tahun 2012 Biro Kepegawaian melakukan perbaikan teknologi terhadap SIMPEG versi 3.0 menjadi SIMPEG versi 4. Keunggulan SIMPEG versi 4. sebagai berikut : (1) Merupakan aplikasi kepegawaian yang memiliki fitur lengkap sehingga memudahkan pengelolaan; (2) Dapat digunakan secara multiuser (banyak pemakai) sehingga akan mempercepat dan mempermudah pemasukan data kepegawaian; (3) Mudah untuk digunakan (user friendly) dan menggunakan bahasa Indonesia; (4) Database terintegrasi, sehingga dihindari entry data ulang dan efisiensi pekerjaan.

Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui SIMPEG merupakan salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan e-government. Oleh karena itu hak akses diberikan kepada pengelola SIMPEG di masing-masing satuan kerja di lingkungan Kementerian Agama.

Tweet